Verslag bijeenkomst pijler Financiën PMG d.d. 12 april 2019 van 13.15 uur tot 14.30 uur in Rijssen-Holten

Voorzitter: M.Willemsen, wethouder gemeente Oosterhout
Aanwezig: 20 deelnemers

1. Opening en mededelingen
   De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom en in het bijzonder de heren Richard Bot en Frank van der Lee van BDO audit & Advisory.
   De presentatie van BDO is terug te vinden bij de "Documenten" op de website.

2. Verslag van de bijeenkomst van 9 november 2018 
   Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 

3. Rondje actualiteiten aanwezige gemeenten
   De voorzitter stelt voor om een kort rondje te doen langs de financiële actualiteiten van de aanwezig gemeenten. Uit deze ronde blijkt dat veel van de aanwezige gemeenten te kampen hebben met tekorten binnen het sociaal domein, maar sommigen ook daarbuiten. BDO geeft aan dat hier, op basis van hun ervaringen, een herkenbaar landelijk beeld geschetst wordt. In het recent verschenen Trendbericht Nederlandse gemeenten is een soortgelijk beeld geschetst. Steeds meer gemeenten kampen met tekorten in het sociaal domein. Ook grote ambities. Aan welke knoppen kun je nog draaien als gemeente?

4. Rechtmatigheidsverklaring / In Control Statement
   De heren Frank van der Lee en Richard Bot van BDO Audit & Assurance geven aan de hand van een presentatie (als bijlage bijgevoegd bij het verslag)  een toelichting op de geplande invoering van de rechtmatigheidsverantwoording lokale overheden.
   Aanleiding van deze verandering ligt bij het advies van de commissie Depla (mei 2014). Momenteel werkt een subcommissie BBV aan conceptmededeling.
   Doel van deze verandering is het realiseren van meer dialoog tussen college en raad/Auditcommissie.
   De accountant toetst niet langer de rechtmatigheid, maar alleen de getrouwheid en rapporteert hierover aan raad. Eén van de uitgangspunten was dat de totale kosten van de ‘controletoren’ niet zouden gaan stijgen. Of dat ook zo gaat zijn, wordt nog ernstig betwijfeld. De BADO heeft op 14 februari 2019 een notitie uitgebracht over de inrichting van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Deze notitie geeft (vooruitlopend op nadere richtlijnen vanuit het Rijk) een goede indruk van hoe gemeenten hun eigen rechtmatigheid kunnen gaan borgen met een zgn. ‘Three lines of defence-model’.
   Een Stapje verder dan de rechtmatigheidsverklaring is het ‘In Control Statement’ (ICS). Deze ziet niet alleen toe op de rechtmatigheidsrisico’s, maar op de kans en impact van alle risico’s binnen gemeenten. Ook wordt hierin een verklaring gegeven over het realiseren doelstellingen, de effectiviteit van het beleid, etc. Kort samengevat levert de ICS antwoord op de vragen: Doen we de goede dingen? Doen we de dingen goed ? Hebben we de juiste info? En doen we alles cfm wet- en regelgeving?
   Je kan hierin in theorie alles beheersen en afdekken, maar als gemeente moet je kritisch kijken wat je wil beheersen en hierover wil rapporteren (soort businesscase, want alles beheersen is duur).
   De gemeenten Zeist, Almere, Leiderdorp en Leiden hebben al in meer of mindere mate ervaring opgedaan met het zelf opstellen van rechtmatigheidsverklaring en/of zelfs ICS’s. Tot nu toe zijn deze ook vooral ingegeven en gezien als een verbetertraject voor de eigen bedrijfsvoering. Hierbij is ook de aanbeveling om klein te beginnen met een sterke focus op de belangrijkste financiële processen. Het normenkader blijft hierin belangrijk; deze bepaalt de raad. ICS is dus een uitspraak over je processen, waarin veel aandacht wordt geschonken aan risicomanagement, procesmanagement, compliance en prestatieverklaring. Ics is een methode om de organisatie sterk neer te zetten en proceseigenaren op bepaalde manier te laten werken. Hierdoor is dit vooral ook een cultuurtraject. De AO/IB op de afdelingen moet op orde zijn, leeft dit niet, dan gaat dit niet werken in de organisatie. Dit gat kan niet dichtgelopen worden door de VIC en controller.

5. Bijeenkomsten 2019
   De volgende bijeenkomst stond woensdag 9 oktober 2019. Op vrijdag 20 september staat een PMG ledenbijeenkomst gepland. Voorgesteld wordt om de pijlerbijeenkomst financiën wederom aansluitend aan de ledenbijeenkomst te houden. Afhankelijk van de behoefte kunnen er nog meer bijeenkomsten worden ingepland.

6. Rondvraag en sluiting
   De voorzitter sluit de vergadering om 14.30 uur.